בא לשכונה בחור חדש!

בשיחה עם בעל עסק רציני ומקצועי הבוקר, דברנו על זה שהוא בשלב של גדילה והתפתחות בעסק.

הוא שיתף שהוא יודע שבשלב מסוים הוא יכניס עובד/ת נוסף אבל זה יהיה רק כשיראה מספר חודשים עקבי שהוא לא יכול לקבל לקוחות חדשים.

דמיינתי אותו באותה נקודה בזמן... הוא עובד קשה, שעות ארוכות, מנסה לשמור על רמה מקצועית ויסודיות גבוהה, הלחץ, העמוס ותחושת ההחמצה כאשר הוא בוחר שוב ושוב להגיד "לא" ללקוחות פוטנציאלים.

ואז...הגיע הרגע הגדול: הוא מחליט לשלב עובד/ת ראשון בעסק!

בתוך כל הלחץ והעומס בעבודה הוא צריך לייצר פניות ולענות על הרבה שאלות כמו לדוגמא: "איך בוחרים עובד?", "מה יהיו המשימות שלו?" ו"איך מכשירים אותו"?  

הוא צריך לשלב משימות רבות שקשורות לפרסום התפקיד, ראיונות עם מועמדים פוטנציאלים, משא ומתן על שעות ומשכורות ובסוף גם לקבל החלטה – את מי לקבל לתפקיד ואת מי לא.

ואם חשבנו שבזה הגענו אל המנוחה ואל המנוחה...מגלים שאז ההרפתקה רק מתחילה: האתגר להאציל סמכויות, איך מעבירים לו את הידע הרלוונטי? איך מנהלים עובד/ת בצורה אפקטיבית, יעילה, נעימה ומכבדת?

אני מאמינה גדולה בתכנון מוקדם.

אם כבר אנחנו יודעים שיש סיכוי שבעתיד הקרוב נעמוד בפני משימה ואתגר – אפשר לבחור להשקיע קצת זמן ומחשבה בתכנון והכנה מוקדמים

שלב ראשון – הגדרת המטרה

בהגדרת מטרות מומלץ להשתמש בראשי תיבות SMART. ספציפי, מדיד, בר השגה, רלוונטי ומוגדר בזמן.

ראשי התיבות מסייעים לנו לבחון קריטריונים מסוימים ולהגיע למיקוד שיסייע לנו להניע לפעולה ממוקדת ומקדמת.

לדוגמא: האם הניסוח "שילוב עובד/ת חדש/ה בעסק" עונה על הקריטריונים?

ספציפי –עובד/ת חדש לאיזה תפקיד בדיוק? מזכירה, מנהלת משרד, אשת מכירות?

מדיד – המטרה שלנו אכן מדידה, אם יש או אין עובד/ת קל לנו למדוד.

בר השגה -  כדי שנדע אם זה בר השגה אנחנו צריכים להבין את שוק העבודה באזור שלנו ואת המצב הכלכלי של העסק. כמה התפקיד הספציפי שהגדרנו יעלה לנו? כמה רווחי העסק שלנו והאם ומתי הוא יכול לעמוד בעלויות. יש פה הזמנה לבירורים חשובים שחשוב לעשות.

רלוונטי – האם זה התפקיד שבאמת העסק כרגע צריך? האם אני פנוי להכשיר אדם נוסף? האם יש פתרון אחר שמתאים יותר? מיקור חוץ? מערכת ואוטומציות שונות?

מוגדר בזמן – בעל העסק שאתו דיברתי הגדיר באופן חלקי את "אחרי מספר חודשים ברציפות שבהם אומר לא ללקוחות פוטנציאלים". יש כמובן עוד אפשרויות להגדרה בזמן: כאשר רווחי החברה במהלך X  חודשים הם Y, או לבחור נקודה בזמן לפני שיש עודף לקוחות ולהשקיע בעלות העובד כדי לפנות זמן ומשאבים לבעל העסק לייצר עוד הפניות ועסקאות.

שלב שני – חקירה עצמית

עכשיו כשהמטרה מוגדרת באופן ברור מומלץ לשבת עם חבר שנעים לכם לדבר אתו בפתיחות ולחשוב על איפה אתם ביחס להעסקת עובד/ת ראשון.

איזה ניסיון, יכולות או חזקות יש לכם בתחום של ניהול עובדים? אילו חששות יש לכם לגבי השלב הזה בעסק?

תרגיל שאני אוהבת מאד ויכול לסייע הוא לקחת דף ולרשום בראשו את המטרה. מתחת לשורת המטרה לרשום את כל ה"אבלים" שעולים.

לדוגמא:

המטרה: "שילוב עובד/ת חדש/ה בתפקיד משרדי בעסק בששת החודשים הקרובים"

מתחת למשפט הזה יעלו משפטי "אבל" כמו:   

"אבל אני חוששת שהעובד/ת לא תתייחס ללקוחות שלי באותה אכפתיות כמו שאני מתייחסת כשזה העסק שלי".

חשוב לתת מקום לכל המחשבות והחששות ולרשום כל מה שעולה.

בהקשבה למשפטים האלה יש תחושה של משקולת שמושכת אותנו למטה, מורידה אנרגיה ומרחיקה מהמטרה המקורית ומשאירה אותנו באזור המוכר – לבד בעסק עושים את כל המשימות.

אפשר לנסח את המשפט באופן כזה שנותן לנו הצצה ורמזים על דברים שמשמעותיים לנו.

הניסוח החדש מתחיל במילים "חשוב לי". לדוגמא "חשוב לי שהעובד/ת יתייחס ללקוחות שלי באותה אכפתיות כמו שאני מתייחסת כשזה העסק שלי".

ומתוך הניסוח הזה עולה אוטומטית המחשבה של איך עושים את זה. הניסוח הזה מניע ליצירתיות ופעולה.

"איך אני יכולה לדאוג שהעובד/ת יתייחס ללקוחות שלי באותה אכפתיות כמו שאני מתייחסת כשזה העסק שלי?" מה באתגר הזה תלוי בי? אולי הדרך בה אני אתייחס לעובד/ת? אולי הדרך בה אני אשתף ואערב אותם בהחלטות מתאימות כדי שיחושו שייכות?

מומלץ לנסח מחדש את משפטי ה"אבל" ל "חשוב לי ש.."

וחשבו ביצירתיות מה תלוי בכם כדי להתחשב בדברים החשובים לכם שעולים.

שלב שלישי – תכנית עבודה

מתוך שילוב של הגדרת המטרה עם אוסף של משפטי ה"חשוב לי" יש לנו את החלקים המהותיים ליצירת תכנית עבודה ומשימות שמותאמות למקום שבו אנחנו והעסק נמצאים ובהלימה לערכים שחשובים לנו.

המשימות יכולות לכלול:

הגדרת תפקיד, אפיוני עובד/ת מתאימים, סקר שוק לגבי פניות עובדים, תנאי העסקה ותשלום, תכנון הריאיון לבדיקת הקריטריונים שחשובים לי, תוכנת הכשרה מסודרת ועוד ועוד... מומלץ להגדיר זמן להשלמת כל משימה ולהתייעץ ולהסתייע במשאבים סביבכם שיש להם ניסיון אישי או מקצועי רלוונטי.

לסיכום: תכנון מראש יכול לסייע בבניית תכנית עבודה שכוללת הגדרה מסודרת והכנה עצמית לשלבים החדשים בעסק.

מתחת לפני השטח, יש בנו חלק שמתרגש לקראת השינוי ויהיה בנו גם חלק שמבקש להישאר במצב העכשוי והמוכר.

מומלץ להקשיב לשני החלקים ולמצוא את האיזון הנכון ביותר עבורנו.

בהצלחה!